Potencializando a gestão de processos: robustez e excelência

Assim como falei em meu outro artigo, se você conhece os pontos fortes e fragilidades na execução do processo em que trabalha, fica mais fácil enxergar as oportunidades e os riscos que estão presentes nas atividades a serem executadas. Isso fomenta a inovação e leva à robustez do processo, levando-o a excelência. Mas na prática, como fazer isso acontecer?

O mapeamento do processo, nessa fase, é fundamental. Desenrolar o novelo do fluxo de trabalho e listar cada etapa de execução e o que é necessário para executá-las é o primeiro desafio. Existem ferramentas muito úteis para este momento, como o SIPOC e o VSM, para que se possa tornar um processo robusto e eficaz.

Apesar do fato de que o uso destas ferramentas ser um tiro certo, uma boa preparação é essencial. O ideal é trabalhar um brainstorming com toda a equipe envolvida no processo a ser potencializado, e juntos desenharem uma foto do processo em seu estado atual, com problemas e retrabalhos, e uma foto prevendo como ficará o mesmo processo com os problemas e retrabalhos solucionados e removidos do fluxo.

Ao se montar o fluxo de trabalho no status atual, é importante levantar todos os problemas que impactam no resultado final. É aí que entra o brainstorming, onde todos falam sobre as dificuldades que passam ao executar cada etapa ou atividade do processo, anotando em post-it, por exemplo. Nada deve ser barrado ou censurado, tão pouco julgado se é viável ou não, apenas ser listado. Defina um tempo para essa coleta e, ao término, agrupe em categorias para facilitar a análise.

Ao analisar os problemas que foram reportados, surgirão ideias para resolvê-los, que também devem ser anotadas em post-it. A equipe deve ver os prós e os contras de cada uma, é neste momento que se discute quais são viáveis e quais não são. A equipe precisa, então, priorizar quais ideias podem ser trabalhadas e elaborar um plano de ação para fazer com que sejam realizadas. O resultado disso será uma foto que mostrará como ficará o processo no futuro.

Cada momento desde a preparação através do brainstorming até a elaboração do plano de ação foi uma etapa, ou melhor, um chapéu da ferramenta seis chapéus, normalmente utilizada em processos de criatividade e inovação. Como mostrei, também pode ser utilizado para potencializar o mapeamento de processos. O resultado será bem mais estruturado e sem a necessidades de grandes retrabalhos.

O mapeamento de processo é uma ferramenta que deve ser sempre revisitada para atualizar os dados, buscando oportunidades de melhoria.

Para fechar com chave de ouro, recomendo utilizar o PDCS (Planejar/Plain, Definir/Define, Controlar/Control e Estudar/Study) para fazer essa análise contínua do processo.

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