Potencializando a gestão de processos: identificando oportunidades e fragilidades

Como eu comentei no meu último artigo, mudar o jeito que se olha o processo de trabalho, enxergando suas atividades como parte de um negócio, pode ajudar a torná-lo mais eficaz.

Conhecer o que se faz é diferente de se saber fazer. Quando apenas se executa as atividades quase que automaticamente, visando o resultado final, primando pela qualidade dos entregáveis, cumprindo o prazo estipulado e com baixos índices de retrabalho, temos um processo eficiente e que atende às necessidades do cliente, seja ele interno ou externo. Porém se não for questionado o pano de fundo, o processo será cumprido dentro do esperado, mas não trará nenhum diferencial competitivo à organização.

No entanto, quando se passa a enxergá-lo como um negócio, surge a necessidade de empreender, de buscar esse diferencial. Com o processo devidamente mapeado, é mais fácil enxergar os pontos fortes e as oportunidades que eles apresentam. Também é possível ver as fragilidades e os riscos que requerem atenção.

É nesse ponto que podemos utilizar outra ferramenta com viés empreendedor, a análise SWOT. Ela dará essa visibilidade ao responsável pelo processo, fazendo-o evoluir de um executante de atividades para um auto gestor, que gerencia cada etapa do seu trabalho e terá todas as cartas para trabalhar uma visão de futuro.

Só para entendermos melhor a aplicação da ferramenta, vamos “dissecar” a SWOT:

Strength/força – É a análise do que o processo pode oferecer de melhor para o produto/serviço final, os pontos fortes, o tão procurado diferencial competitivo, aquilo que o faz único e que convence o cliente a adquirir o produto/serviço;

Weaknesse/fraqueza – São os pontos de fragilidade no processo, que podem de alguma maneira afetar o resultado final, a qualidade ou prazo do entregável;

Opportunity/oportunidade  – Se os pontos fortes estão claros para o intraempreendedor, fica fácil explorá-los e identificar oportunidades para melhorar o entregável, inovando e até descobrindo novos produtos/serviços derivados do processo. Isso aumenta o diferencial competitivo da organização;

Threat/ameaça – Se por um lado conhecer os pontos fortes trazem oportunidades, ter ciência da fragilidade do processo possibilita a identificação dos fatores que podem ameaçar o processo. Conhecê-los permite que um plano de prontidão para agir no caso de acontecer algo errado, mas também dá a chance de trabalhar para fortalecer esses pontos de fragilidade para tornar o processo mais robusto.

A partir do momento em que se sabe como tornar o processo mais robusto e se enxerga as oportunidades de melhoria e de inovação, estamos prontos para iniciar a gestão de processos.

No próximo artigo falaremos em como iniciar a gestão de processos de uma maneira mais eficaz, tornando o entregável cada vez melhor, dentro de um direcionamento tendendo à excelência.

 

*  Publicado originalmente no Ideia de Marketing.

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