O 5S aplicado no Processo de Comunicação Interna

O 5S, uma metodologia criada para apoiar a implantação da Qualidade Total, possue uma natureza focada em mobilizar, motivar e conscientizar pessoas. O 5S é composto por conceitos com nomes de origem japonesa: Seiri (utilização), Seiton (organização), Seiso (limpeza), Shitsuke (saúde) e Seiketsu (disciplina). Normalmente, a metodologia é associada e aplicada em situações ligadas à áreas produtivas ou escritórios, mas imagina aplicar o 5S no sentido mais amplo de cada conceito, isso torna a ferramenta mais flexível e com uma usuabilidade tendendo ao infinito. Pensando nisso, vamos aplicar no processo de comunicação interna.

Seiri – A Utilização da informação na mensagem

Quando se trabalha a comunicação é importante se atentar na informação que a mensagem irá carregar até seus receptores, o público que irá consumir essa comunicação. Ela deve ter nem informação demais, para não sobrecarregar e desviar a atenção de quem irá recebê-la, nem tão pouco ter informações de menos, afinal isso gera uma desinformação, causando mais mal do que bem. O profissional responsável pela comunicação dentro da empresa deve presar pelo equilíbrio!

Seiton – A Organização para o disparo da mensagem

Se ter um equilíbrio dentro da informação que irá ser passada é importante, saber utilizá-la é primordial. O profissional responsável por comunicar o público interno deve ser organizado e saber usar as mídias disponíveis para levar a mensagem da empresa até os funcionários. Ter cada mensagem enviada em sua mídia adequada é um trabalho de organização muito importante para que cada pessoa na empresa seja atingida da melhor maneira. Uma boa forma de organizar isso é documentar bem o fluxo do processo de comunicação interna. Entenda, ser organizado não é um dom, mas um hábito que pode e deve ser desenvolvido!

Seiso – A Limpeza do ruído na mensagem

Aqui podemos dizer que a limpeza da mensagem tem haver com o ruído que o processo de comunicação possa ter, não transmitindo como deveria as informações até os públicos internos da empresa. Ter uma comunicação leve, clara e assertiva fará toda a diferença naquele momento em que algo importante deve ser transmitido. O profissional responsável pela comunicação interna deve observar bem a construção da mensagem e escolher a mídia que não só transmitirá com o menor nível de ruído, mas também terá o alcance mais próximo do desejado. Zelar pela “limpeza” da comunicação garantirá um resultado melhor, com certeza.

Shitsuke – A Saúde para a qualidade da mensagem

Sim, a mensagem deve ter o mínimo de ruído, chegando o mais limpa possível até os funcionários, mas como garantir a saúde dessa informação? Fazer com que ela seja considerada relevante pelos públicos internos? Nada melhor para cuidar da saúde da comunicação do que consultar quem irá consumir, entender as necessidades e como as pessoas tem recebido as mensagens enviadas pela empresa por meio da comunicação interna. Conversar com as pessoas, conhecer o ambiente de trabalho em que elas estão, o que pensam sobre a empresa e quais ideias possuem para ajudar na melhoria contínua da organização é fundamental. Não se pode ignorar isso na hora de criar a comunicação, ela não é algo unilateral, afinal todo receptor é ativo e tem uma reação ao receber a mensagem, o que gera um feedback. Aceitar e entender esse feedback faz muito bem à saúde da comunicação interna.

Seiketsu – A Disciplina para o sucesso da mensagem

Disciplina é uma coisa que o profissional por trás da comunicação interna deve ter. Disciplina para manter a periodicidade da informação através dos canais de comunicação tradicionais da empresa, por onde os funcionários esperam receber a comunicação interna, muitas vezes com dia e horário programados. Não respeitar isso pode gerar frustrações e descrédito na ferramenta. A disciplina também tem que existir no intuito de procurar se atualizar com o que acontece no mercado, evoluir junto com as novas tecnologias, e principalmente saber traduzir isso para levar ao processo de comunicação interna da empresa, para que isso a deixe sempre atraente para todos os públicos da organização.

Uma comunicação interna que preza pela mensagem que chegará até os diversos públicos da empresa tem chances muito maiores e reais de atingir o engajamento!

Ao contrário do que alguns profissionais pensam, o 5S é mais do que organizar mesas e geladeiras, é uma metodologia gerencial com um poder de transformação muito forte e pode ser usada em uma infinidade de aplicações. Basta praticar da maneira certa e com criatividade. Os resultados podem surpreender!

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